基于高效办公的学校钉钉(微信)群信息发布研究及建议

无需加好友免费技术支持

基于高效办公的学校钉钉(微信)群信息发布研究及建议

王建伟

摘要：现代学校教育教学质量的提高不仅依赖于先进的信息技术硬件和软件，通过方便的信息技术实现战略和计划的快速沟通、快速收集、有针对性的发布和总结文件，还应实现信息技术的标准化、高效使用，避免信息发布无计划、信息发布时间不当、信息发布方式不合理等问题，导致学校教师工作简单、无序、分散，导致信息发布成本高、团队工作效率低。

本研究以XXX学校一个工作周的两个钉工作组信息发布是基于多维数据统计、分析和挖掘的研究样本，研究学校日常管理和教学中存在的信息发布问题，然后推出学校管理和教学中存在的突出问题，为学校钉办公组信息发布的标准化和高效提供合理的建议，以实现信息技术时代现代学校办公效率的最大化。

关键词：高效办公 学校钉钉群 学校微信群 信息发布 研究 建议

一、研究背景

近十年来，随着3G、4G、5G随着移动通信技术的快速发展和有线网络速度的不断提高，以及计算机终端和移动终端软件的不断创新，信息技术给学校的日常管理和教学带来了极大的便利。

对于信息接受者来说，不再需要频繁的面对面会议，只需要及时查看信息并执行。

但信息技术毕竟只是一种技术手段，能否发挥最大效率，取决于用户的智慧。

信息技术本身就是一把双刃剑。

在高效办公目标的指导下，规范有序地使用信息技术的积极意义得到突出。

必须面对的问题是，在学校的日常办公过程中，信息发布者往往只关注信息发布行为本身，信息发布时间、信息发布方式、信息成本（从信息发布到信息接收到执行时间、劳动力、物质资源成本）在很大程度上被忽视。

因此，信息技术越发达，缺乏高效办公目标的信息发布越可怕，团队工作效率越低。

在此背景下，通过具体可靠的数据记录和分析，选择具有代表性的典型样本，推出学校办公信息发布过程中存在的典型问题，制定相应的系统优化方案，已成为以高效办公为目标的现代学校的唯一途径。

二、数据统计分析

(1)数据采集样本说明

1.数据样本来源：数据样本采集对象为XXX202020级班主任组和2020级值班通报组是高一日常信息发布量最大的两个钉钉办公组。

2.数据样本周期:数据样本采集周期为2020年9月22日至2020年9月28日一周，本周为开学第三周，年级工作已步入正轨，本周发布的信息均为日常教学、德育等方面的信息，发布数量无明显异常。

3.数据采集项目：

①发布时间(具体到分钟)

②内容类别(代码:教学类别:J 德育类D 上级、学校通知、失物招聘T 共同编辑文件更新通知W）

③紧急程度(代码:执行时间超过30分钟(含)A 执行时间不少于30分钟B）

④发布方式(代码:汇总发布H 碎片式发布S）

一般而言，数据样本典型，信息采集项目分类编码清晰，具有分析、挖掘、研究价值。

(2)数据统计结果及初步分析

1.每周信息总量和每日信息统计

钉钉群

周信息总量(9.22——9.28）

9月22日

9月23日

9月24日

9月25日

9月26日

9月27日

9月28日

2020级班主任群

275

55

31

44

55

27

29

34

2020年值班通报群

648

70

106

142

93

56

99

82

注：数字为信息数量（单位：条）

两钉钉组周信息量统计描述：

①2020级班主任组275条，2020级值班通知组648条，共923条。

②两个钉钉群每天的信息量在一周内相对均衡，其中2020年班主任组22日、25日的信息量较多，2020年值班通知组24日的信息量较多，两组每天的信息量平均在130左右。

2.两钉周信息分类统计

钉钉群

周信息量(9.22——9.28）

德育类D

教学类J

上级、学校通知、失物招聘T

文件更新通知W

2020级班主任群

275

219

18

7

31

2020级值班通报群

648

457

190

1

0

注：数字为信息数量（单位：条）

两钉钉周信息分类统计描述：

①2020年班主任组共有219条德育信息，占80%，共同编辑文件更新通知31条，占11%，教学信息18条，占7%

②2020年值班通信息，占71%，190条教学信息，占29%。

钉钉群

周信息量(9.22——9.28）

紧急通知（30分钟内执行）

非紧急通知(执行30分钟以上)

2020级班主任群

275

3

272

2020年值班通报群

648

0

648

注：数字是信息的数量

3.两钉周信息紧急程度分类统计

两钉钉周信息紧急程度分类统计描述：

①2020级班主任组紧急通知3条，占1%，非紧急通知272条，占99%。

②2020级值班通知组紧急通知0条，非紧急通知100%。

4.以小时为单位的两钉周信息发布时间统计

以小时为单位的发布时间段统计描述两钉钉组周信息：

①从6:00到23:00，2020级班主任组每小时发布信息，其中6:00—

7:00/11:00-12:00/16:00-17:00/18:00-19:00的信息发布量最大。

②从6:00到23:00，2020级值班通知组每小时发布信息，其中6:00—

7:00/8:00-9:00/12:00-13:00/18:00-19:00/22:00-23:00的信息发布量最大。

5.两钉周信息发布统计

钉钉群

周信息量(9.22——9.28）

碎片式

汇总式

2020级班主任群

275

263

12

2020年值班通报群

648

628

20

注：数字是信息的数量

统计描述两钉钉周信息发布方式：

①2020级班主任组以碎片式发布的信息263条，占96%，汇总式发布的信息12条，占4%。

②2020级值班通知组以碎片式发布的信息628条，占97%，汇总式发布的信息20条，占3%。

(三)基于高效办公理念的数据概述和问题反推

1.数据概述：

①从日均信息总量来看，两钉钉群日均信息量在130条以上。

②从信息类别来看，两钉钉群德育信息占70%以上。

③在紧急情况下，两钉钉群的非紧急信息占99%以上。

④从发布时间段的分布来看，从早上6:00到晚上23:00的17小时内发布了两个钉钉群的信息，而信息发布密度高的时间段只有7个。

⑤从发布方式来看，96%以上的信息都是碎片化发布的。

2.反推基于高效办公理念的问题

①从日均信息总量和发布方式来看，分散的发布方式决定了组成员必须阅读每一条信息，甚至反复阅读，以避免遗漏重要信息。

每天阅读超过130条信息，130条信息是一年级18个班级和校长的总体通知、反馈，对于每个校长，有效信息只有十分之一左右，这突出了信息出版商的针对性，大量无效信息干扰对学校教师的整体工作效率有很大的负面影响。

②对于信息发布者来说，碎片化发布是最简单的，对于信息接收者来说，阅读成本极高。

对于学校教师来说，不仅需要大量的时间来准备、说话和改变，还需要更多的持续和安静的时间来学习新的课程标准、教学设计、深入思考和专业发展。

分散、分散、不合理的发布方式严重破坏了教师可以持续控制的工作时间，大大降低了办公效率。

③从紧急程度与发布时间段来看，既然两群的非紧急类信息占比都在99%以上，那么连续17个小时每个时段内都有信息发布的状况必然反映出信息发布者工作计划性不足甚至无计划性的问题。

工作计划是现代学校的基本特征。缺乏计划的信息发布使教师在工作时间内处于高度混乱的工作状态，对提高学校的教学质量和办公效率造成了极大的损害。

综上所述，以XXX2020年9月22日至28日，学校2020级班主任钉钉群和2020级值班通知钉钉群的信息发布数据为样本。通过分类、编码、统计分析，梳理出高一整体信息发布工作中信息发布计划不足、信息发布针对性不强、信息发布方式不合理严重影响团队办公效率的三大突出问题。

三、基于高效办公理念的学校钉钉群信息发布建议

鉴于年级工作中信息发布计划不足、信息发布针对性不强、信息发布方式不合理三个问题，提出以下建议：

1.信息发布的目标导向化

定位信息技术应该是提高办公效率的手段，沉迷于信息技术本身是可怕的。

因此，对于现代学校来说，在信息发布方面，我们应该始终坚持高效办公的导向原则，不允许任何主观或客观的信息发布行为降低办公效率。

坚持高效办公目标导向，可以解决信息发布随机化、计划薄弱的问题。

2.信息发布时间相对固化

根据周统计，两个钉钉群信息发布的高峰期分别为6:00—

7:00/8:00-9:00/11:00-12:00/16:00-17:00-19:00/22:00-23:00。

根据上述信息发布密集时间和个别情况下可能出现的紧急通知信息，对信息发布时间提出以下两点建议：

①需要在短时间内执行的紧急信息应以@以目标人员的形式发布，目标人员会收到醒目的提醒。

②早餐至早自习开始前(6:25-7:00)、上午课间练习(9:20-9:50)、午餐时间(12:00-12:30)、下午第一节课前(13:40-14:00)、下午课间练习(15:30-16:00)、晚餐时间(17:30-18:10)、晚修前(21:40-22:10)。尽可能做到@目标人员。

相对固化的信息发布时间可以迫使信息发布者在系统上提高信息发布的计划，最大限度地避免信息发布的随机性。

3.信息发布模式差异化

①个人信息应直接点对点发布，钉钉APP可以实现企业内非朋友之间的点对点信息发送。因此，群内不应发布信息干扰大多数非目标人员。

②尽可能实现群内少数人员的信息@目标人员。

③群内所有成员的应急通知信息应为@全方位发布。

④值班反馈、复杂通知等可班反馈、复杂通知等，应通过汇总文、表格等方式呈现。

汇总发布的明显优势在于：

对于信息接收者来说，一目了然，没有必要反复查看小组中的碎片化和无序信息。从信息咨询、问题整改到实施通知，不仅节省了阅读时间，而且避免了信息的遗漏；

对于信息发布负责人，汇总信息可以直接作为档案保存，可以检索、跟踪、统计和分析，省去了后期整理和汇总碎片化信息的麻烦。

⑤标准化发布工具。推荐使用。WPS共同编辑文档和表格，实现信息的汇总和发布。

以WPS共同编辑模式发布信息的前提是简要设计汇总信息文档和表格模板。

以2020级值班组为例，学生宿舍和课堂状态的问题可以直接由值班人员分类上传到相应的联合编辑文档和表格。

信息发布方式差异化能够综合解决信息发布计划性不足、针对性不强、方式不合理的问题。

共同编辑模式文档样表

2020年X月X2020年学生宿舍午休纪律、卫生、内务检查反馈

班级

1.纪律

2.卫生

3.内务

问题反馈

照片反馈

加减分

问题反馈

照片反馈

加减分

问题反馈

照片反馈

加减分

1班

2班

3班

4班

5班

6班

7班

8班

9班

10班

11班

12班

13班

14班

15班

16班

17班

18班

四、结语

本研究重点关注学校日常办公过程中的突出问题，以准确的数据统计、基于实际问题分析、高效办公合理化建议构建研究框架，希望解决复杂信息造成的学校办公低效问题。